Modul 7 — Gemini dalam Google Docs dan Gmail

Mesej Utama

Gunakan Gemini untuk mempercepatkan draf dan penyusunan. Gunakan fungsi kolaborasi Google Workspace dan semakan manusia untuk menghasilkan dokumen yang boleh dipertanggungjawabkan.

Apa yang Akan Dipelajari

Selepas modul ini, peserta dapat:

1. menukar nota tidak tersusun kepada dokumen berstruktur;
2. meringkaskan dan memperkemas Bahasa Melayu rasmi tanpa mengubah fakta;
3. menggunakan comments, Suggesting dan Version history untuk semakan; dan
4. meringkaskan thread Gmail serta menyediakan draf jawapan profesional.

Google Docs — Daripada Nota kepada Tindakan

Gunakan Gemini untuk membantu:

• meringkaskan dokumen atau seksyen;
• menghasilkan draf baharu;
• menulis semula kandungan terpilih;
• mengubah nada, panjang dan struktur;
• merujuk sumber Drive yang dipilih; dan
• mengenal pasti isu, keputusan, tindakan, pemilik dan tarikh.

Keputusan mesyuarat tidak boleh dicipta daripada perbincangan yang belum diputuskan. Gunakan [PERLU DISAHKAN] apabila pemilik atau tarikh tidak dinyatakan.

Aliran Kerja Dokumen

1. Simpan fakta asal sebagai sumber.
2. Minta Gemini mengekstrak butiran, bukan terus menulis laporan penuh.
3. Semak fakta dan jurang.
4. Jana draf berstruktur.
5. Gunakan Suggesting atau comments untuk semakan rakan.
6. Semak Version history jika perubahan perlu dijejaki.
7. Dapatkan kelulusan pemilik dokumen.

Gmail — Daripada Thread kepada Jawapan

Bergantung pada lesen dan tetapan, Gemini dalam Gmail boleh membantu:

• meringkaskan thread e-mel;
• mencadangkan respons;
• menyediakan draf e-mel;
• mencari maklumat daripada e-mel terdahulu; dan
• merujuk fail Drive atau maklumat Calendar yang dibenarkan.

Gemini tidak mengetahui niat organisasi jika ia tidak dinyatakan. Semak penerima, lampiran, tarikh, komitmen, nada dan tahap autoriti sebelum Send.

Lihat — Demonstrasi Penceramah

Bahagian A: Docs

1. Buka nota-mesyuarat-tidak-tersusun.md.
2. Gunakan prompt M07-P01 untuk mengekstrak isu, keputusan dan tindakan.
3. Tunjukkan jurang yang perlu ditandakan [PERLU DISAHKAN].
4. Gunakan prompt M07-P02 untuk menghasilkan ringkasan pengurusan.
5. Buat satu perubahan menggunakan Suggesting dan tambah satu comment.

Bahagian B: Gmail

1. Buka pertanyaan-pelanggan.md atau thread latihan.
2. Gunakan prompt M07-P03 untuk meringkaskan isu dan tindakan.
3. Gunakan prompt M07-P04 untuk menyediakan draf jawapan.
4. Audit fakta, nada dan janji yang dibuat sebelum menghantar.

Cuba — Dua Output Kerja

Tugasan 1: Dokumen Tindakan

Daripada nota latihan, hasilkan jadual:

Tugasan 2: Draf E-mel

Hasilkan jawapan yang:

• mengakui pertanyaan;
• menerangkan maklumat yang disahkan;
• tidak defensif;
• tidak menjanjikan perkara di luar autoriti;
• menyatakan tindakan seterusnya; dan
• menandakan fakta yang belum tersedia.

Output Peserta

• satu dokumen tindakan berstruktur; dan
• satu draf jawapan e-mel maksimum 180 patah perkataan.

Semak Sebelum Berkongsi atau Menghantar

• Sumber dan versi dokumen betul.
• Keputusan dipisahkan daripada cadangan.
• Pemilik dan tarikh tidak direka.
• Bahasa sesuai dengan audiens.
• Penerima, CC dan lampiran diperiksa.
• Tiada data sensitif yang tidak diperlukan.
• Semua placeholder telah diselesaikan.
• Pegawai berautoriti membuat semakan akhir.

Bawa Pulang

AI membantu menulis. Proses kolaborasi, pengesahan dan kelulusan menjadikan tulisan itu sesuai digunakan dalam kerja rasmi.